Digitalisasi Manajemen Arsip, Kelurahan Jagalan Punya SMART
MOJOKERTO,INDEXBERITA.COM—Kelurahan Jagalan berinovasi dengan mengembangkan program SMART (Sistem Manajemen Arsip Digital). Inovasi ini sebagai respon terhadap perkembangan era digital, sehingga dapat mempermudah manajemen arsip yang ada.
“Inovasi ini bertujuan agar cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja,” ungkap Lurah Jagalan Eko Suyatno, Kamis, (19/5/2022).
Sistem ini dimodifikasi khusus agar dapat menghemat tenaga, waktu dan biaya. Fitur pencarian secara full text, bisa bekerja dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen
“Dengan adanya sistem ini persentase hilangnya file akan lebih kecil, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya, mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital,” imbuhnya.
lebih lanjut, berkat inovasi ini, tersedia salinan arsip dalam bentuk elektronik, terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip, kemudahan akses terhadap arsip elektronik, kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik, keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan, sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
